Електронна трудова книжка в Україні вже стала обов’язковою частиною обліку трудового стажу, а перехід на цифровий формат завершується у 2026 році. Багато українців досі не знають, де її знайти, як перевірити записи та правильно внести дані.
У цьому матеріалі пояснюємо простими словами, як працює електронна трудова книжка, як увійти в особистий кабінет Пенсійного фонду та що потрібно зробити працівникам і роботодавцям, інформує Переяслав.City.
Що таке електронна трудова книжка?
Це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців, зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів.
Також сучасна система дасть змогу працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, а в майбутньому – автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.
За законом, для працівників і роботодавців виділили п’ять років для оцифрування трудових книжок (до 10 червня 2026 року). Після перевірки даних із боку Пенсійного фонду України та їхнього внесення до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування буде сформований кінцевий варіант електронної трудової книжки.
Відтоді паперова версія буде непотрібна і зможе зберігатися в працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.
Де знайти електронну трудову книжку?
Увійдіть до особистого кабінету на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ).
Авторизуйтеся зручним для вас способом:
- За кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках: ПриватБанк, Укрсиббанк, ПУМБ, Альфа-Банк, Креді Агріколь Банк тощо.
- За логіном і паролем – для цього необхідно зареєструватися на порталі за допомогою коду, отриманого в територіальних органах ПФУ за наявності паспорта, ідентифікаційного коду та відповідної заяви.
- Через сервіс ID.GOV.UA, , який передбачає ідентифікацію за ЕЦП, за мобільним телефоном (Mobile ID) або наявності рахунку в одному з 27 банків України (Bank ID).
Хто може вносити інформацію?
Відомості про трудову діяльність можуть вносити самі працівники та/або їхні роботодавці. Для цього необхідно мати скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, до яких внесено записи з оригіналів трудової або інших документів, що підтверджують стаж.
Якщо ви найманий працівник
Щоби перевірити записи про ваші трудові відносини, оберіть у меню зліва розділ «Електронна трудова книжка».
Якщо ви його не бачите, натисніть на власні ПІБ у меню вгорі.
На вебпорталі Пенсійного фонду України страховий стаж розраховується з 1 січня 2004 року, що пов’язано з ухваленням Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 №1058-IV, який запровадив поняття «страховий стаж». До цього стаж вважався трудовим. Зарахування стажу до 01.01.2004 здійснюється на підставі записів у трудовій книжці та інших документів.
Для цього перейдіть у розділ «Комунікації з ПФУ» і оберіть пункт «Відомості про трудові відносини». Тут можна додати сканкопії документів або створити електронний запис, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.
Якщо ви роботодавець
Щоби внести дані про найманого працівника, прогорніть сторінку нижче й оберіть розділ «Відомості про трудові відносини робітника». Тут ви можете завантажити сканкопії паперових документів.
Сканкопії яких документів потрібно надавати?
До електронної трудової книжки треба завантажити всі документи, що впливають на розрахунок стажу:
- диплом про освіту;
- свідоцтво про народження дитини (для жінок);
- військовий квиток.
Наприклад, до 2004 року до трудового стажу враховувалося навчання у закладах вищої освіти на денній формі. Якщо маєте диплом за відповідні роки, заскануйте і додайте до системи.
Після відправлення кольорових сканкопій фахівці територіальних органів Пенсійного фонду звірять їх із даними в Реєстрі застрахованих осіб, і оцифрують те, чого бракуватиме.
Вимоги до сканування документів:
- розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 Мб;
- формат файлу: JРС, JРЕG, РDF;
- документи, які містять більше однієї сторінки, необхідно сканувати в повному обсязі та прикріпляти як один файл;
- сканкопії виготовляються з оригіналів документів;
- сканкопія повинна бути кольорова, чітка та читабельна;
- назви файлів мають відповідати виду відсканованого документа.
Також документи для оцифрування трудової книжки можна подати особисто в будь-якому відділі обслуговування громадян (сервісному центрі) Пенсійного фонду України.
Чи потрібно ФОП робити запис в електронній трудовій книжці?
Так, якщо ви маєте найманих працівників і вносите дані про них.
Щодо власної підприємницької діяльності жодних записів в електронній трудовій книжці робити не потрібно. Водночас ПФУ рекомендує ФОП подати через персональний кабінет сканкопії:
- витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП, або
- довідки з Державної податкової служби про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.
Не гарячкуйте і ні в якому разі не викидайте паперову трудову книжку. Навіть по закінченню "перехідного періоду" 10 червня 2026 року.
А також не відкладайте оцифрування трудової книжки до останніх днів, бо навантаження на працівників ПФУ велике і на опрацювання вашої заявки може піти не один тиждень часу!
Нагадаємо найголовніші кроки в інфографіку:
Найактуальніша інформація та новини Переяславщини в нашому Telegram-каналі, інстаграмі, фейсбуці та TikTok
